VoiSprinter!

VoiSPrinter è la nuova stampante fax virtuale per Windows che permette di inviare via fax un generico documento a più destinatari direttamente dal proprio PC. VoiSPrinter è facile da installare e da utilizzare, ma soprattutto le sue peculiari funzionalità lo rendono uno strumento estremamente flessibile, pratico ed utile all’interno di qualsiasi organizzazione aziendale.

VoiSPrinter è stata progettata per unire risparmio e tecnologia. Con l’utilizzo del Fax Server di VoiSmart si ha infatti un notevole vantaggio nelle procedure di archiviazione, distribuzione, remotizzazione e gestione della riservatezza dei fax accanto ad un risparmio economico nei consumi di carta, tempo e manutenzione. Ora, con le nuove funzionalità offerte dalla stampante virtuale VoiSPrinter la gestione dei fax risulta ancora più efficiente e vicina alle esigenze degli utenti.

Quali sono le principali funzionalità della stampante VoiSPrinter? Per rendere più flessibili ed efficienti le ordinarie attività aziendali, VoiSPrinter è in grado di reperire ed inserire i destinatari del fax in molteplici modi diversi:

• scegliendo o cercando i numeri o i destinatari dalle rubriche (pubblica, personale o di gruppo) del centralino VoiSmart;
• aggiungendo manualmente i numeri dei destinatari;
• importando i numeri da file Excel esterni (inserendo il nome del file e l’opportuna colonna contenente tutti i numeri di fax ed eventuali altri campi quali nome e azienda);
• utilizzando una Lista di distribuzione salvata sul centralino VoiSmart

VoiSmart integra un ulteriore servizio in un sistema pensato all-in-one all’interno del networking aziendale.

Tutti i modi per inviare un fax

Con il Fax Server VoiSmart è possibile inviare un fax in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e con vari strumenti. Per esempio:

• in ufficio dal proprio PC, in ambiente windows, da qualsiasi applicativo tramite la stampante fax VoiSPrinter;
• da casa, e non solo, tramite la posta elettronica, inviando una email al server fax VoiSmart, è possibile inviare sia il testo dell’email sia il documento PDF in allegato;
• in viaggio, e non solo, da un qualsiasi PC, utilizzando un qualsiasi browser, si puo’ selezionare il destinatario dalla rubrica, o inserire direttamente il numero, e allegare il documento PDF da spedire via fax.

VoiSmart rende semplice anche l’invio di un fax!

Quanto costa inviare/ricevere un fax in modo tradizionale?

Al fine di comprendere meglio i costi di gestione di un fax tradizionale esaminiamo il seguente esempio. Consideriamo quattro aziende che inviano in media rispettivamente 15, 20, 30 e 50 fax al giorno. Se si fanno le seguenti ipotesi:

• il costo uomo pari a 17,00 Euro/ora (valore indicativo);
• il tempo medio di invio pari a 3 minuti;
• il tempo medio di smistamento di un fax in arrivo di 5 minuti (questa stima temporale è funzione del tipo di fax utilizzato; mentre se il fax arrivato deve essere letto, archiviato e distribuito il tempo di gestione potrebbe essere più lungo, se invece si tratta di un fax pubblicitario il tempo di gestione è più basso)

si può calcolare il costo annuo complessivo di invio e ricezione. Aggiungendo anche il costo dei materiali utilizzati, si ottiene il seguente diagramma:

E’ evidente che i costi di gestione di invio/ricezione di fax in modo tradizionale rappresenta un onere molto elevato per un’azienda.
Il precedente esempio è relativo ad una realtà aziendale che non gestisce un elevato numero di fax, laddove il numero di fax inviati dovesse raggiungere le centinaia di fax al giorno i costi supererebbero facilmente i 60.000 euro annui!!!